Power BI on ystäväsi – Kolme syytä siihen, miksi käyttöönotto voi silti epäonnistua

27.2.2020 Pinja Blogi

Ideaali on, että Power BI:llä ohjataan firman ja koko henkilöstön toimintaa kohti tuloksellisempaa tulevaisuutta.

Power BI -työkalussa on helppo nähdä paljon hyvää. Varmasti yrityksesi haluaa tuottaa toiminnastaan moderneja, visuaalisia ja reaaliaikaisia raportteja vanhoina syntyneiden exceleiden sijasta.

Ideaali on, että Power BI:llä ohjataan firman ja koko henkilöstön toimintaa kohti tuloksellisempaa tulevaisuutta. Kun visio on näin ihana, niin miksi järjestelmän käyttöönotto toisinaan silti epäonnistuu. Miksi työpaikalla jäädään kiinni vanhoihin työtapoihin?

Itse näen Power BI -jalkautuksen epäonnistumiseen kolme pääsyytä, jotka linkittyvät toisiinsa.

  1. Kiire
  2. Motivointi
  3. Pelko

1. Kiire estää käyttöönoton

Power BI:n käyttöönoton alla tehdään paljon töitä. Kerätään, yhdistetään ja mallinnetaan dataa eri lähdejärjestelmistä. Luodaan mittareita ja visuaalisia raportteja. Kun kaikki on teknisessä mielessä valmista, työ jatkuu jalkautuksen parissa.

Järjestelmän käyttökoulutus ei saa jäädä kiireen jalkoihin. Muuten hyvin tehty pohjatyö valuu hukkaan.  Käyttöönottoa tukeva koulutus on suunniteltava hyvin ja sen jälkeen on seurattava käytön jalkautumista arkeen. Apua on osattava pyytää. Hyvin suunniteltu työpajapäivä voi olla riittävä alkusysäys Power BI:n omaksumiselle työarkeen. Oppiminen jatkuu käytön ohella.

Asianomaisten on priorisoitava, raivattava aika kalenterista. Koulutukselle uhrattu aika maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti viikosta toiseen. Siitä päästäänkin kohtaan kaksi.

2. Motivoinnin on läpäistävä koko organisaatio

Power BI:n avulla työntekijä voi seurata oman työnsä kannalta oleellisia mittareita.

Yrityksessä on usein yksi tai useampi innokas Power BI:n puolestapuhuja. Heidän myötävaikutuksellaan raportointiratkaisu suunnitellaan ja toteutetaan. Loppukäyttäjän motivoiminen ei saisi unohtua yrityksen sisäisissä keskusteluissa.

Kaikki eivät innostu teknisistä uutuuksista vain niiden uutuusarvon vuoksi. Tätä ei pidä sekoittaa muutosvastarintaan. Moni kaipaa konkreettista tietoa siitä, miten he onnistuvat paremmin uuden työkalun ansiosta. Tämä onkin asia, joka työyhteisössä on osattava puhua läpi ymmärrettävästi.

Power BI:n käyttöönotto on iso muutos, ja yrityksissä on kyettävä muutosjohtamiseen. Kun kyse on tiedolla johtamisesta, ei ole kyse pelkästään uuden työkalun käytöstä. Siirtyminen exceleistä Power BI:n pariin on aina myös merkittävä yrityskulttuurin muutos. Power BI ei ole taikasauva, jolla yrityskulttuuri muutetaan. Se on kuitenkin osa muutosta ja parhaassa tapauksessa tukee sitä. 

Power BI:n avulla työntekijä voi seurata oman työnsä kannalta oleellisia mittareita. Jos koodarille sanotaan, että liikevaihtoa on kasvatettava 30 prosenttia, niin asia voi jäädä hieman etäiseksi. Jos hänelle sanotaan, että tavoitteena on tehdä asiakastyötä kuusi tuntia päivässä, tavoite konkretisoituu omaan työhön.

Mahdollinen muutosvastarinta murenee työntekijän oman ahaa-elämyksen avulla. 

Mittarit on siis valittava oikein kunkin työntekijän kannalta. Sen jälkeen Power BI toimii työntekijän kannalta itseohjautuvasti ja motivoivasti arjen tukena.

3. Pelkään mitä data minusta paljastaa

Kolmas ja vaikein asia on uuden järjestelmän käyttöönottoon liittyvä pelko ja epävarmuus.  Pelko on ihmisen vahvimpia ja alkukantaisimpia tunteita. Se on auttanut meitä selviämään hengissä saalistajien uhatessa.

Power BI ei ole peto. Se on peili tai puntari. Voimme pelätä kuvajaista, mutta silmien sulkeminen ei muuta sitä muuksi.

Saatamme pelätä, mitä data paljastaa itsestämme ja omasta työyhteisöstämme. Onko olemassa asioita, joita en ole osannut ottaa huomioon raporteissani omista ja tiimini työsuorituksista? Miten minun käy, jos data osoittaa etten ole tehnyt riittävän hyvää tulosta?

Matti Alahuhdan kirjassa Johtajuus – Kirkas suunta ja ihmisen voima puhutaan armollisuudesta itselle. Mitä jos emme pelkäisi kuvajaista, vaan keskittyisimme kehittymiseen?

Oikeaan suuntaan meneminen on tärkeämpää kuin nykytila virheineen ja puutteineen. Data auttaa meitä parempaan suuntaan, joten Power BI:tä kannattaa pitää ystävänä.

Sari Suominen

Kirjoittaja Sari Suominen

Toimin Pinjalla Digital Business -liiketoiminnan myynnin vetäjänä ja vastaan myös Business Intelligence -yksikön kehittämisestä. Intohimonani ovat tiedolla johtaminen, myynti, kasvu ja palvelumuotoilu. Vapaa-aika kuluu harjoitellessa puolimaratoniin, golffatessa ja koiran kanssa ulkoillessa.