3+1 vinkkiä, joilla onnistut Microsoft 365:n käyttöönotossa ja migraatiossa

17.8.2020 Pinja Blogi

M365 on Microsoftin moderni pilvipalveluiden työkalupakki, joka mukautuu monenlaisiin tarpeisiin ja erilaisiin käyttäjäprofiileihin.

Microsoft 365 on tämän hetken suosituin ja varteenotettavin tuottavuuspilvipalvelu eri kokoisille organisaatioille. M365 on Microsoftin moderni pilvipalveluiden työkalupakki, joka mukautuu monenlaisiin tarpeisiin ja erilaisiin käyttäjäprofiileihin, yrityksen koosta riippumatta. Microsoftin monipuolisen ja keskitetyn palveluvalikoiman avulla voidaan korvata järjestelmiä, joista on aiemmin saatettu maksaa isojakin summia. Vastaavanlaisia järjestelmäkokonaisuuksia ei markkinoilla ole moniakaan saatavilla. M365:n lähimpänä kilpailijana voidaan pitää Googlen ylläpitämää ja kehittämää G Suitea, joka ei laajuudessaan tai päivitystahdissaan kuitenkaan yllä M365:n tasolle.

Monissa organisaatioissa on tällä hetkellä käynnissä keskusteluja, joissa pohditaan M365-työkalujen käyttöönottoa, mutta itse projektin läpivienti voi aiheuttaa päänvaivaa.  Kuinka M365-käyttöönotto saadaan vietyä organisaatiossa mahdollisimman sujuvasti läpi, ilman tiedonsiirron katkoja tai turhia kustannuseriä? Kenen ylipäätään tulisi olla vastuussa migraation läpiviennistä ja onnistumisesta?

1. Huolellisesti tehty kartoitus on suunnittelun perusta

M365-työkalujen käyttöönotto kannattaa aina suunnitella huolellisesti, etenkin jos tulevien työkalujen käyttäjämäärä on suuri. Vaikka kyseessä olisi ainoastaan sähköpostialustan vaihtaminen, eteen voi tulla monia yllättäviä haasteita ja kysymyksiä, joita ei ole osattu huomioida etukäteen. Osaavan kumppanin avulla haasteet taklataan jo etukäteen.

Kun vanha järjestelmä migroidaan eli siirretään Microsoft 365:een, projektin alussa on tärkeää selvittää muun muassa: 

  • palvelimiin 
  • palvelukokonaisuuksiin 
  • tiedonhallintaan 
  • käyttäjäprofiileihin 

liittyviä kysymyksiä. Kun kaikki tärkeät osa-alueet käydään huolellisesti läpi, sekä asiakas että projektin toteuttava kumppani pystyvät paremmin hahmottamaan projektin laajuuden ja keston sekä mahdolliset eteen tulevat haasteet. 

Ensimmäisenä määritellään organisaatioon sopiva M365-lisensointi sekä tietoturvaominaisuudet. Microsoft 365:n lisenssivaihtoehdot ovat laajat, ja variaatioita eri paketeista onkin monia. Tässä vaiheessa osaava M365-järjestelmäkumppani osaa kartoittaa oikeanlaiset vaihtoehdot ja ehdottaa kuhunkin tilanteeseen sopivia ratkaisuja. 

Hyvä järjestelmäkumppani ymmärtää asiakkaan tarpeet ja toiveet uudelle järjestelmälle, tuntee eri ratkaisut ja vaihtoehdot sekä tekee ne asiakkaalle helposti ymmärrettäväksi. Hyvä kumppani osaa antaa ehdotuksia myös niin sanotusti “laatikon ulkopuolelta” sellaisissakin tapauksissa, joissa asiakas ei niitä välttämättä osaa itse edes kaivata.

2. Monivaiheinen testaus mahdollistaa sujuvan yliheiton

M365-työkalujen testaus kannattaa toteuttaa kolmessa vaiheessa. 

Testauksen ensimmäisessä vaiheessa perustetaan usein M365-tenantti eli testiympäristö. Tenantin voi perustaa nopeasti ja pienin kustannuksin. Tällaisessa ympäristössä on testattavana kaikki käyttöönotettavat M365-palvelut. Se tuo turvaa lopulliselle käyttöönotolle, kun mahdolliset ongelmat voidaan havaita jo hyvissä ajoin.

Toisen tason testausta tehdään tuotantoympäristössä. Työkaluja ja palveluita käytetään testitunnuksin, ennen kuin ne otetaan oikeilla käyttäjätunnuksilla lopullisesti käyttöön.

Tarvittaessa järjestetään vielä pilottivaihe, jossa pieni pilottijoukko käyttää järjestelmän ominaisuuksia aidosti ennen varsinaista käyttöönottoa. Pilotti voi kestää muutamasta päivästä pariin viikkoon. Erityisesti suurten käyttäjämäärien kohdalla testaus- ja pilotointivaihe on kriittisen tärkeä ja sekin on mahdollista jakaa edelleen pienempiin osiin tarvittaessa. Huolellisen testauksen jälkeen siirto eli niin sanottu yliheitto todelliseen tuotantoon ja päivittäiseen käyttöön on huomattavasti vaivattomampaa.

3. Ennakoi ja tunnista tarvittavat tukipalvelut

Migraatioprojektin jälkeen tarvitaan yleensä myös erilaisia tukipalveluita, jotta uuden ympäristön hallinnointiin ja mahdollisiin ongelmatilanteisiin saadaan asiantuntevaa apua. Migraation ja käyttöönotetun “palvelupaketin” laajuudesta riippumatta M365-työkaluihin siirtyminen tarkoittaa aina uudenlaisten työkalujen käyttöönottoa. Sitä myöten jopa uudenlaista tapaa toimia. 

Useimmiten käyttöönoton jälkeen erityisesti loppukäyttäjillä herää monenlaisia kysymyksiä työkaluihin liittyen tai niiden toimivuudessa havaitaan ongelmia tai ristiriitoja, joita ei ole osattu ennakoida. Myös järjestelmäasiantuntijoilla ja IT-osastolla voi herätä erilaisia tarpeita asiantuntijan tarjoamille neuvoille myöhemmin käyttöönoton jälkeen, esimerkiksi M365-ympäristön integrointiin tai taustajärjestelmiin liittyen. Tällöin tukipalvelut ovat avainasemassa, ja ne on hyvä määritellä jo etukäteen organisaation tarpeiden ja osaamisen mukaan. 

Parhaassa tapauksessa kumppanin tarjoama tukipalvelu mahdollistaa sen, että M365-työkalujen käyttäjät voivat kääntyä suoraan tukipalvelujen tarjoajan puoleen, jolloin organisaation oma IT-hallinnon työtaakka kevenee.

+1. Kiinnitä huomiota kumppanin valintaan

M365-kumppanin valinnassa kannattaa kiinnittää erityistä huomiota kumppanin tuntemukseen nykyisestä järjestelmäkokonaisuudesta. Mikäli nykyisin käytössä oleva järjestelmäkokonaisuus on esimerkiksi vähänkään harvinaisempi, osaavan migraatiokumppanin löytäminen on avainasemassa projektin onnistumisen kannalta. 

Mikäli M365-kumppani tuntee myös “lähtöjärjestelmän”, voidaan varmistua siitä, että tietoa ei huku matkalla ja migraatio onnistuu varmasti. Kumppanilla on syytä olla vankkaa osaamista ja referenssejä myös julkipilven hallinnoimisesta, sillä se on yksi keskeisimpiä osioita tuottavuuspilvipalvelun hankinnassa. 

Microsoft 365 -työkalujen käyttöönoton ei siis tarvitse olla vaativa tai hankala projekti, vaan osaavan kumppanin sekä huolellisen suunnittelun ja testauksen avulla saavutetaan onnistunut lopputulos.

Lue lisää

Sakari Järvenpää

Kirjoittaja Sakari Järvenpää

Toimin Pinjalla ICT-palveluiden Sales Managerina. Kiinnostukseni kohteina ovat etenkin riskienhallinta ja tietoturva. Tavoitteenani on löytää asiakkaan kannalta paras ratkaisukokonaisuus liiketoiminnan vaatimusten mukaisesti. Vapaa-aikani kuluu perhokalastuksen, urheilun ja metsästyksen parissa.