NEOT Group harjoittaa öljy- ja biotuotteiden tukkukauppaa. Suuret pohjoismaiset huoltamoketjut St1, ABC ja Shell saavat NEOT:lta polttoaineensa. NEOT toimittaa vuosittain noin 7 miljardia litraa polttonesteitä noin 2 000 asemalle, jälleenmyyjien kautta polttoöljyä sadoille tuhansille kodeille ja yrityksille sekä merkittäviä määriä polttoaineita laivoihin ja ilmailuun. NEOT:n visiona on olla innovatiivisin ja kustannustehokkain polttoaineratkaisujen hankintayhtiö.

Haaste: Projektijohtamiseen ja kunnossapitosuunnitteluun tarvittiin lisää osaamista ja resursseja

Pinjan ja NEOT:n yhteistyö alkoi alkuvuodesta 2018, kun NEOT:lla kaivattiin lisäresurssia projektien johtamiseen. Kumppaniksi valikoitui Pinja, jolta löytyy laaja-alaista osaamista aina projektien läpiviennistä kunnossapitoon. Päätöksenteossa vaakakupissa painoi erityisesti kumppanin ketteryys, kotimaisuus, koko ja työn tekemisen tapa. Ulkoistetun projektijohtamisen kautta NEOT tavoitteli tekemiseen korkeampaa laatua ja kustannustehokkuutta toimintamallien kehittämisen kautta. Haaveissa oli myös, että projektien dokumentaatio ja raportointi saataisiin paremmalle tasolle.

– Ennen yhteistyötä Pinjan kanssa läpinäkyvyys ja jatkuvuuden hallinta eivät olleet projektijohtamisessa täysin sillä tasolla, mitä meiltä huoltovarmuuskriittisenä organisaationa edellytetään. Meille on hyvin tärkeää, että kumppani pyrkii kokonaisuudessaan toimimaan meidän parhaan etumme mukaisesti, esimerkiksi minimoimalla kustannuksia sekä kertomalla myös rohkeasti lisäkustannuksista, kun niitä laadun tai toimivuuden takaamiseksi tarvitaan. Läpinäkyvyys on luottamuksen rakentamisen perusta, kertoo NEOT:n Technical Development Manager Jouni Piispanen

Vuonna 2019 Pinjan ja NEOT:n yhteistyö laajentui projektinhoidosta myös suunnittelupalveluihin. Yhteistyön piiriin on kuulunut niin terminaalien kunnossapitoon liittyviä pienempiä suunnittelutöitä kuin suuria investointihankkeita. Suunnitteluyhteistyö on hyvin kokonaisvaltaista ja Pinja onkin projekteissa tyypillisesti mukana aina esisuunnittelusta käyttöönottoon saakka.

– Olemme pyrkineet jalkauttamaan NEOT:lle projektin läpivientiin mallia, jossa panostetaan vahvemmin esisuunnitteluvaiheeseen. Kattavamman esisuunnittelun avulla haluttu kokonaisuus ja sen kustannukset pystytään määrittelemään tarkemmin, jolloin säästytään yllätyksiltä projektin aikana, pohjustaa Pinjalla NEOT-asiakkuuspäällikkönä toimiva Mika Hämäläinen

Samaan aikaan meillä pienempienkin projektien strukturointi ja hallinta paranee sitä myötä, kun opimme Pinjalta, miten he asioita hoitavat.

Lue projektista lyhyesti

Ratkaisu: Pinjan ulkoistettu resurssi on tuonut projekteihin joustavuutta ja parantanut kustannustehokkuutta

Ulkoistettu projektipäällikkö vapautti NEOT:laisten aikaa projektinjohtamisesta projektin ohjaamiseen ja on tuonut tekemiseen huomattavasti lisää ammattimaisuutta, osaamista ja järjestelmällisyyttä. NEOT:n terminaalijohtajan Mika Kääpän mukaan projektien dokumentaatio, strukturointi ja läpivienti ollaan yhteistyön myötä saatu nostettua paremmalle tasolle.

– Samaan aikaan meillä pienempienkin projektien strukturointi ja hallinta paranee sitä myötä, kun opimme Pinjalta, miten he asioita hoitavat. Voimme ottaa mallia isommista projekteista esimerkiksi muutoksenhallinnassa ja hyödyntää samanlaisia rakenteita sekä viestintätapaa pienemmissäkin projekteissa, Piispanen kommentoi.

Kääpä ja Piispanen ovat sitä mieltä, että yhteistyön aikana sekä Pinja että NEOT ovat oppineet toisiltaan paljon. Toimintatavat puolin ja toisin ovat hioutuneet yhteen niin, että yhteistyö pelittää saumattomasti. Keskeisessä asemassa on molemmille osapuolille tärkeä kehittävän palautteenannon kulttuuri. Sen kautta yhteistyö paranee jatkuvalla syklillä ja synergiahyödyt kasvavat.

– Sillä on tietenkin iso merkitys, että on avoin mieli ja toimiva kommunikaatio. Molemmat olemme valmiita ottamaan toisiltamme hyviä toimintatapoja tai luopumaan toimimattomista prosesseista ja käytännöistä. Kaikissa palavereissa huokuu välittämisen fiilis ja suunnittelutiimi pyrkii ihan aidosti löytämään meille parhaita mahdollisia ratkaisumalleja. Haastetaan vanhoja malleja ja etsitään yhdessä innokkaasti uusia ratkaisuja, summaa Kääpä.

NEOT:n näkökulmasta Pinjan vahvuuksia kumppanina ovat läpinäkyvyys, joustavuus, luotettavuus ja kyky reagoida erikoistilanteisiin. Vaihteleviin resurssitarpeisiin on aina pystytty joustavasti vastaamaan, mikä sujuvoittaa projektien läpivientiä ja kasvattaa kustannustehokkuutta. Ketteryys onkin ollut NEOT:lle yksi yhteistyön tärkeimmistä kulmakivistä. Luonnollisesti on myös tärkeää, että kemiat yhteistyökumppanin kanssa kohtaavat.

– Meillä on tosi hyvä me-henki, yhteisissä palavereissa heitetään huumoria puolin ja toisin. Ymmärrämme toistemme kulttuuria ja siksi myös tarpeet ja toiminta kohtaavat hyvin, Kääpä päättää.

Projektista lyhyesti

1

Pinjan ja NEOT:n yhteistyö alkoi alkuvuodesta 2018, kun NEOT:lla kaivattiin lisäresurssia projektien johtamiseen. Ulkoistetun projektijohtamisen kautta NEOT tavoitteli tekemiseen korkeampaa laatua ja kustannustehokkuutta toimintamallien kehittämisen kautta.

2

Ulkoistettu projektipäällikkö vapautti NEOT:laisten aikaa projektinjohtamisesta projektin ohjaamiseen ja on tuonut tekemiseen huomattavasti lisää ammattimaisuutta, osaamista ja järjestelmällisyyttä.

3

NEOT:n näkökulmasta Pinjan vahvuuksia kumppanina ovat läpinäkyvyys, joustavuus, luotettavuus ja kyky reagoida erikoistilanteisiin. Vaihteleviin resurssitarpeisiin on aina pystytty joustavasti vastaamaan, mikä sujuvoittaa projektien läpivientiä ja kasvattaa kustannustehokkuutta.

Kiinnostuitko? Kysy lisää!

Tutustu myös näihin menestystarinoihin

Andritz

”Pinjalta löytyi vaativaa laskentaosaamista ja kokemusta vastaavien laitosten suunnittelusta, mikä oli tässä toimeksiannossa ehdottomasti eduksi. Heiltä löytyi myös kokemusta vastaavien laitosten suunnittelusta”

– Timo Falck, valkolipeälaitos-tuoteryhmän projektisuunnittelun päällikkö

Finex

“Prosessiturvallisuuden auditoinnissa tuli esiin, että tehtaasta tarvittaisiin räjähdys- ja palomallinnus, sillä sellaista ei oltu vielä tehty. Vanhan valvomon vieressä oli reaktoreita, jotka uhkasivat turvallisuutta.”

– Pasi Kärnä, tuotantopäällikkö

ABB

”Projekteissa ABB sai luotettavasti toimivat, uudistetut koneet, joilla kuparisten käämivyyhtien taivutus onnistuu vielä pitkälle tulevaisuuteen. Parantunut toimintavarmuus on lisännyt käyttöastetta ja tehostanut tuotantoa.”