Jyväskylän yliopisto

Haaste: Laaja ja reaaliaikainen sisäinen ja ulkoinen raportointi

Yliopistomaailmassa sekä ulkoinen että sisäinen raportointi ovat tärkeä osa tiedolla johtamista. Reaaliaikaisesta numeerisesta datasta ja edistymäraporteista on merkittävää hyötyä niin kokonaisuuden seurannassa ja hallinnassa kuin jokaisessa pienemmässäkin toimintayksikössä ainelaitoksista tiedekuntiin, erillislaitoksiin ja projekteihin. Erityisen tärkeään käyttöön raportit tulevat myös seurattaessa keskeisiä opetus- ja kulttuuriministeriön myöntämään perusrahoitukseen vaikuttavia tietoja.

Jyväskylän yliopisto otti uudesta raportointiportaalistaan ensivaiheessa käyttöön perustutkinto- ja jatko-opiskelijoiden opintojen etenemisen seurannan sekä täydentävän rahoituksen hakuvaiheen hankesalkun. Kakkosvaiheessa mukaan tulevat talous- ja henkilöstöraportointi, henkilöstön kansainvälinen liikkuvuusraportointi sekä johtoryhmän dashboard. Keskeisiä käyttäjäryhmiä on yliopistolla useita, muun muassa yksiköiden johto, controllerit ja hankesihteerit sekä koulutussuunnittelijat ja tutkimuksen kehittäjät.

Ratkaisu: Pinjan toimintamalli varmisti Power BI:n sujuvan ja nopean käyttöönoton

Jyväskylän yliopisto valitsi Pinjan Power BI -kumppanikseen julkisen kilpailutuksen kautta. Kilpailutuksen valintakriteereissä suurin painoarvo oli laadulla, ja Pinjalla tämä osoittautui selkeäksi vahvuudeksi.

Tammikuussa 2020 aloitettu käyttöönottoprojekti saatettiin päätökseen saman vuoden joulukuussa. Vuoden mittaan rakennettiin yhdessä pohjaa, varmistettiin tarvittavien lähdetietojen saatavuus, laadittiin tarvittavat tietomallit ja pystytettiin taustapalvelimet. Huolelliset pohjatyöt määrittelyvaiheineen varmistivat, että portaali toimii luotettavasti ja kattavasti myös pitkällä tähtäimellä.

Jyväskylän yliopistossa on hyödynnetty datavarastoja ja raportointityökaluja jo aiemminkin, mutta Power BI -käyttöönotto tarkoitti merkittävää kehitysaskelta kohti kattavampaa ja reaaliaikaisempaa tiedolla johtamista. Raportointiportaalin avulla yliopisto koostaa kullekin käyttäjäryhmälle olennaiset raportit, joiden sisältöjä ja näkymiä suunnitellaan yhdessä kohderyhmien kanssa.

Projektin tavoitteena oli paitsi ottaa uusi järjestelmä käyttöön myös siirtää osaamista ja syvempää Power BI -ymmärrystä Pinjalta yliopiston omalle henkilöstölle. Vuonna 2021 painopiste siirtyykin osaamisen jakamiseen ja siirtämiseen, ja yliopiston oma henkilökunta ottaa hiljalleen kokonaisvastuun portaalin ylläpidosta ja käytön laajentamisesta.

– Yhteistyösopimuksemme oli alun perin 1+1-vuotinen, ja tulimme siihen tulokseen, että haluamme ehdottomasti käyttää myös tuon optiovuoden. Olemme saaneet Pinjalta arvokasta palautetta omasta kehitystyöstämme ja myös erinomaisia ideoita asioihin, joista meillä ei ollut omaa aiempaa kokemusta, Kokko sanoo. Yhteistyö JYU:n ja Pinjan välillä jatkuu edelleen, JYU:n valittua Pinjan tiedolla johtamisen kumppaniksi julkisen kilpailutuksen kautta vuoden 2023 alussa.

Tieto kuuluu kaikille

Yliopiston toiminnanohjaukseen liittyy tiettyjä yritysmaailmasta eroavia erityispiirteitä, jotka asettavat työyhteisön toiminnalle omat raaminsa. Toiminnan on silti oltava virtaviivaista ja tuloksellista.

– Yliopiston tutkijoilla on vapaus valita omat tutkimuskohteensa ja -menetelmänsä, ja tämä on meille tärkeä, vaalittava arvo. Samaan aikaan kun suojelemme riippumattomuutta, meidän on kuitenkin myös varmistettava toiminnan perusedellytykset ja rahoituspohja. Muun muassa tämäntyyppistä yhteensovittelua meillä yliopiston toiminnanohjauksen yksikössä tehdään, Kokko kertoo.

Myös koulutus- ja tutkimusyhteisöissä on panostettava tehokkaaseen toimintaan, oikeiden mittarien seurantaan sekä raportoinnin jatkuvuuteen ja ajantasaisuuteen. Korkeakouluilla on oma keskeinen roolinsa täysimääräisessä digitaaliseen yhteiskuntaan siirtymisessä.

Jyväskylän yliopistossa on hyödynnetty datavarastoja ja raportointityökaluja jo aiemminkin, mutta Power BI -käyttöönotto tarkoitti merkittävää kehitysaskelta kohti kattavampaa ja reaaliaikaisempaa tiedolla johtamista. Raportointiportaalin avulla yliopisto koostaa kullekin käyttäjäryhmälle olennaiset raportit, joiden sisältöjä ja näkymiä suunnitellaan yhdessä kohderyhmien kanssa.

Portaalin myötä käsin tehtävä työ vähenee, seurannasta tulee reaaliaikaista ja ymmärrys eri asioiden syy-seuraussuhteista paranee.

– Pääsyy siirtymään oli se, että halusimme tuoda olennaiset tiedot suoraan kaikkien tarvitsevien saataville. Siksi puhummekin tiedolla toimimisesta tiedolla johtamisen sijaan. Tämä kuvaa paremmin tiedon saattamista laajemmin yhteisön käyttöön. Jotta toimintaa voidaan suunnata haluttuun suuntaan, tulosta tekevillä yksiköillä on esimerkiksi oltava käytössään rahoitusmalleihin liittyvä data helposti ymmärrettävässä ja käsiteltävässä muodossa. Edistymistä ja tunnuslukujen muutosta on myös voitava seurata jatkuvasti, Kokko toteaa.