Jyväskylän yliopisto

Jyväskylän yliopisto harppasi vuonna 2020 merkittävän askeleen eteenpäin tiedolla johtamisen polullaan, kun se otti käyttöön tietovaraston raportointiportaalin. Portaalin pohjaratkaisuna toimii Microsoft Power BI, joka pystytettiin ja valjastettiin monipuoliseen käyttöön yhdessä Pinjan kanssa. Yliopisto arvosti yhteistyössä erityisesti Pinjan laajaa ja pitkäaikaista kokemusta, sujuvaa kommunikaatiota sekä tuoreita näkemyksiä.

Yliopistomaailmassa sekä ulkoinen että sisäinen raportointi ovat tärkeä osa tiedolla johtamista. Reaaliaikaisesta numeerisesta datasta ja edistymäraporteista on merkittävää hyötyä niin kokonaisuuden seurannassa ja hallinnassa kuin jokaisessa pienemmässäkin toimintayksikössä ainelaitoksista tiedekuntiin, erillislaitoksiin ja projekteihin. Erityisen tärkeään käyttöön raportit tulevat myös seurattaessa keskeisiä opetus- ja kulttuuriministeriön myöntämään perusrahoitukseen vaikuttavia tietoja.

Jyväskylän yliopisto otti uudesta raportointiportaalistaan ensivaiheessa käyttöön perustutkinto- ja jatko-opiskelijoiden opintojen etenemisen seurannan sekä täydentävän rahoituksen hakuvaiheen hankesalkun. Kakkosvaiheessa mukaan tulevat talous- ja henkilöstöraportointi, henkilöstön kansainvälinen liikkuvuusraportointi sekä johtoryhmän dashboard. Keskeisiä käyttäjäryhmiä on yliopistolla useita, muun muassa yksiköiden johto, controllerit ja hankesihteerit sekä koulutussuunnittelijat ja tutkimuksen kehittäjät.

Yliopiston toiminnanohjaukseen liittyy tiettyjä yritysmaailmasta eroavia erityispiirteitä, jotka asettavat työyhteisön toiminnalle omat raaminsa. Toiminnan on silti oltava virtaviivaista ja tuloksellista.

– Yliopiston tutkijoilla on vapaus valita omat tutkimuskohteensa ja -menetelmänsä, ja tämä on meille tärkeä, vaalittava arvo. Samaan aikaan kun suojelemme riippumattomuutta, meidän on kuitenkin myös varmistettava toiminnan perusedellytykset ja rahoituspohja. Muun muassa tämäntyyppistä yhteensovittelua meillä yliopiston toiminnanohjauksen yksikössä tehdään, Kokko kertoo.

Myös koulutus- ja tutkimusyhteisöissä on panostettava tehokkaaseen toimintaan, oikeiden mittarien seurantaan sekä raportoinnin jatkuvuuteen ja ajantasaisuuteen. Korkeakouluilla on oma keskeinen roolinsa täysimääräisessä digitaaliseen yhteiskuntaan siirtymisessä.

Jyväskylän yliopistossa on hyödynnetty datavarastoja ja raportointityökaluja jo aiemminkin, mutta Power BI -käyttöönotto tarkoitti merkittävää kehitysaskelta kohti kattavampaa ja reaaliaikaisempaa tiedolla johtamista. Raportointiportaalin avulla yliopisto koostaa kullekin käyttäjäryhmälle olennaiset raportit, joiden sisältöjä ja näkymiä suunnitellaan yhdessä kohderyhmien kanssa.

Portaalin myötä käsin tehtävä työ vähenee, seurannasta tulee reaaliaikaista ja ymmärrys eri asioiden syy-seuraussuhteista paranee.

– Pääsyy siirtymään oli se, että halusimme tuoda olennaiset tiedot suoraan kaikkien tarvitsevien saataville. Siksi puhummekin tiedolla toimimisesta tiedolla johtamisen sijaan. Tämä kuvaa paremmin tiedon saattamista laajemmin yhteisön käyttöön. Jotta toimintaa voidaan suunnata haluttuun suuntaan, tulosta tekevillä yksiköillä on esimerkiksi oltava käytössään rahoitusmalleihin liittyvä data helposti ymmärrettävässä ja käsiteltävässä muodossa. Edistymistä ja tunnuslukujen muutosta on myös voitava seurata jatkuvasti, Kokko toteaa.