Diak

Diak aloitti tiedolla johtamisen toimintamallin kehittämisen johtoryhmän työpajalla keväällä 2018. Syyskaudella oli vuorossa tietovarasto- ja raportointiratkaisun määrittelyprojekti. Yhteistyökumppaniksi projektiin valittiin Pinja.

– Lähdimme liikkeelle laajalla ja erittäin tarkalla tiedontarpeiden määrittelyllä. Projektiin osallistui meiltä useita eri ammattiryhmiä. Pohdimme, millaista tietoa tarvitsemme johtamiseen ja erilaisten työtehtävien hoitamiseen. Koska dataa on valtavasti, priorisointi oli tarpeen. Tulimme siihen lopputulokseen, että keskeisintä tietoa meille ovat opiskelijatiedot, -palautteet ja -suoritukset sekä opetus- ja kulttuuriministeriön rahoitusmittarit, Juntunen sanoo.

Määrittelyprojektin valmistuttua Diak kilpailutti tietovarasto- ja raportointiratkaisun toteutuksen. Yhteistyökumppaniksi valikoitui määrittelyprojektin kautta tutuksi tullut Pinja.

– Pinjan tarjous oli äärimmäisen huolellisesti valmisteltu ja vastasi hyvin tarjouspyyntömme kriteereihin, Juntunen kiittelee. 

Diakin tietovarasto- ja raportointiratkaisun ensimmäistä vaihetta lähdettiin kehittämään kesän 2019 kynnyksellä ja se valmistui vuoden lopulla. Syksyn aikana kehitettiin ratkaisu, joka kerää tietoa Diakin toiminnan kannalta keskeisimmästä lähteestä, My Diak -opiskelijahallintajärjestelmästä. 

Vuoden 2020 alussa käynnistettiin tietovaraston käyttökoulutukset henkilöstölle. Koska uuden järjestelmän halutaan jalkautuvan koko henkilöstön käyttöön, koulutuksia on järjestetty laajasti.

– Pyrimme nyt tekemään järjestelmää aktiivisesti tutuksi talon sisällä. Luomme samalla organisaatioomme tiimirakennetta ja tiedolla johtamisen toimintamallia. Kehitämme mallista jatkuvan palvelun mallin, jonka keskiössä ovat ohjaaminen, kouluttaminen ja sparraus, Juntunen kertoo.

Juntunen uskoo, että uusi tietovarasto- ja raportointiratkaisu hyödyttää Diakin toimintaa laajasti. Dataa pystytään nyt jalkauttamaan helposti organisaation eri tasoille, joten sitä voidaan hyödyntää tehokkaasti työn johtamisen ja ohjaamisen työkaluna.

– Tiedämme aina tarkasti missä mennään ja pystymme tekemään päätökset dataan perustuen. Luotettavan ja reaaliaikaisen tiedon ansioista voimme reagoida muutoksiin nopeasti ja parantaa systemaattisesti toimintamme laatua. Tiedolla johtaminen lisää luotettavuuttamme myös sidosryhmiemme silmissä. Uskon myös, että datan avulla voimme kehittää tulevaisuudessa uusia innovaatioita ja uutta liiketoimintaa, Juntunen pohtii.

Pinjan Digital Business -liiketoiminnan myyntijohtaja Sari Suominen uskoo tiedolla johtamisen merkityksen kasvavan, kun organisaatioiden toimintaympäristöissä tapahtuvat muutokset nopeutuvat.

– Maailman muuttuessa vauhdilla tiedolla johtamisen merkitys korostuu. Organisaatioiden tulee pystyä analysoimaan sekä kehittämään toimintaansa yhä tehokkaammin ja oikeiden päätösten perustaksi tarvitaan konkreettista faktatietoa, Suominen sanoo.