Diak

Haaste: Tarve kehittää toiminnan tehokkuutta ja laatua tiedolla johtamisella

Diakille oli erityisen tärkeää, että henkilöstölle pystytään tarjoamaan aina luotettavaa ja ajantasaista dataa työn tekemisen tueksi. Toisena keskeisenä kehityskohteena Juntunen mainitsee yhteisen tietojohtamisen toimintamallin ja kulttuurin rakentamisen organisaatioon.

– Tarvitsimme toimivan tietovaraston, jotta voimme kehittää toimintaamme ja organisaatiokulttuuriamme, Juntunen kertoo.

Ratkaisu: Toimiva tietovarastoratkaisu loi tukevan pohjan tiedolla johtamiselle

Diak aloitti tiedolla johtamisen toimintamallin kehittämisen johtoryhmän työpajalla keväällä 2018. Syyskaudella oli vuorossa tietovarasto- ja raportointiratkaisun määrittelyprojekti. Yhteistyökumppaniksi projektiin valittiin Pinja.

– Lähdimme liikkeelle laajalla ja erittäin tarkalla tiedontarpeiden määrittelyllä. Projektiin osallistui meiltä useita eri ammattiryhmiä. Pohdimme, millaista tietoa tarvitsemme johtamiseen ja erilaisten työtehtävien hoitamiseen. Koska dataa on valtavasti, priorisointi oli tarpeen. Tulimme siihen lopputulokseen, että keskeisintä tietoa meille ovat opiskelijatiedot, -palautteet ja -suoritukset sekä opetus- ja kulttuuriministeriön rahoitusmittarit, Juntunen sanoo.

Määrittelyprojektin valmistuttua Diak kilpailutti tietovarasto- ja raportointiratkaisun toteutuksen. Yhteistyökumppaniksi valikoitui määrittelyprojektin kautta tutuksi tullut Pinja.

– Pinjan tarjous oli äärimmäisen huolellisesti valmisteltu ja vastasi hyvin tarjouspyyntömme kriteereihin, Juntunen kiittelee.

Diakin tietovarasto- ja raportointiratkaisun ensimmäistä vaihetta lähdettiin kehittämään kesän 2019 kynnyksellä ja se valmistui vuoden lopulla. Syksyn aikana kehitettiin ratkaisu, joka kerää tietoa Diakin toiminnan kannalta keskeisimmästä lähteestä, My Diak -opiskelijahallintajärjestelmästä.

Vuoden 2020 alussa käynnistettiin tietovaraston käyttökoulutukset henkilöstölle. Koska uuden järjestelmän halutaan jalkautuvan koko henkilöstön käyttöön, koulutuksia on järjestetty laajasti.

– Pyrimme nyt tekemään järjestelmää aktiivisesti tutuksi talon sisällä. Luomme samalla organisaatioomme tiimirakennetta ja tiedolla johtamisen toimintamallia. Kehitämme mallista jatkuvan palvelun mallin, jonka keskiössä ovat ohjaaminen, kouluttaminen ja sparraus, Juntunen kertoo.

Projektin kulku

Uuteen tietovarastoon kerätiin tietoa Diakin My Diak -opiskelijahallintajärjestelmästä.

Hyödynsimme tietovaraston kehittämisessä ja tiedon mallintamisessa tietovarastoinnin automatisointityökalua TimeXtender Discovery Hubia. Sen avulla pääsimme etenemään ripeästi ja jo parin kuukauden kehitystyön jälkeen olivat ensimmäiset raportit valmiina asiakkaan kommentoitaviksi.

Uuden järjestelmän ketterään kehittämiseen vaikutti osaltaan huolella tehty pohjatyö.

Vaikka tietovaraston kehittäminen on iteratiivista, alun määrittelyt ovat erittäin tärkeitä onnistumiselle. Olemme pitkään hioneet määrittelyprosessia, jotta pystymme selvittämään huolellisesti asiakkaan tarpeet ja tuottamaan ratkaisun, josta on asiakkaalle aidosti hyötyä. Tässä onnistuimme asiakkaan kanssa erinomaisesti. Hyvä pohjatyö edesauttoi koko projektin onnistumista.

Tietovarasto päivittäisen työn ja johtamisen tukena

Juntunen uskoo, että uusi tietovarasto- ja raportointiratkaisu hyödyttää Diakin toimintaa laajasti. Dataa pystytään nyt jalkauttamaan helposti organisaation eri tasoille, joten sitä voidaan hyödyntää tehokkaasti työn johtamisen ja ohjaamisen työkaluna.

– Tiedämme aina tarkasti missä mennään ja pystymme tekemään päätökset dataan perustuen. Luotettavan ja reaaliaikaisen tiedon ansioista voimme reagoida muutoksiin nopeasti ja parantaa systemaattisesti toimintamme laatua. Tiedolla johtaminen lisää luotettavuuttamme myös sidosryhmiemme silmissä. Uskon myös, että datan avulla voimme kehittää tulevaisuudessa uusia innovaatioita ja uutta liiketoimintaa, Juntunen pohtii.

Tiedolla johtamisen merkityksen uskotaan kasvavan, kun organisaatioiden toimintaympäristöissä tapahtuvat muutokset nopeutuvat.

Maailman muuttuessa vauhdilla tiedolla johtamisen merkitys korostuu. Organisaatioiden tulee pystyä analysoimaan sekä kehittämään toimintaansa yhä tehokkaammin ja oikeiden päätösten perustaksi tarvitaan konkreettista faktatietoa.

Tietovarastoa kasvatetaan vaiheittain

Vuoden 2020 aikana Diak ja Pinja jatkavat tietovaraston rakennustyötä. My Diak -oppilashallintojärjestelmän lisäksi tietovarastoon kerätään dataa myös muista Diakin käyttämistä järjestelmistä. Kerättyä tietoa tullaan hyödyntämään myös uusien raporttimallien luomiseen.

Etenemme ohjelmistokehityksessä ketterästi ja vaiheittain. Nyt keväällä siirrymme toiseen osakokonaisuuteen, jossa toteutamme raportointia ja analytiikkaa muun muassa Diakin talous- ja henkilöstöhallinnon, innovaatiotoiminnan, kampuspalveluiden ja viestinnän tarpeisiin. Samalla tarjoamme Diakille tuki- ja ylläpitopalvelun jo toteutettuun kokonaisuuteen. Näin varmistamme, että kehittämämme ratkaisut toimivat halutulla tavalla.

Uusi tietovarasto- ja raportointiratkaisu mahdollistavat tulevaisuudessa myös edistyneen analytiikan, tekoälyn ja oppimisanalytiikan hyödyntämisen.

Diakonia-ammattikorkeakoulu eli Diak kouluttaa kansainvälisiä osaajia sosiaali- ja terveysalalle sekä kirkon ja tulkkauksen alalle. Diakilla on laajaa tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoimintaa kaikilla koulutusaloillaan niin kotimaassa kuin kansainvälisestikin. Diakin toimipisteet sijaitsevat Helsingissä, Pieksämäellä, Oulussa, Porissa ja Turussa.