Kuopion Energia päätti panostaa ”oikeisiin töihin”

11.10.2016 Uutiset

Energia-alalla lisääntyneet raportointivelvoitteet vievät jo aimo siivun tuottavasta työajasta. Erilaisten raporttien tuottamiseen voi palaa useitakin työpäiviä kuukautta kohti. Kuopion Energia on kuitenkin ottanut aiempaa haastavamman toimintaympäristön hyvänä tilaisuutena kehittää liiketoimintaansa kokonaisvaltaisesti ja automatisoi raportointiaan koko konsernin kattavaksi.

– Meillä on ollut käytössä Once-polttoainetietojärjestelmä Pinjalta jo lähes 20 vuoden ajan. Myös aliurakoitsijat ja sopimuskumppanit hyödyntävät sitä. Nyt Oncea laajennetaan tuotantoympäristöstä koskemaan koko konsernin energiaraportointia. Jatkossa yhdestä järjestelmästä saadaan tietoja esimerkiksi meidän kokonaistuotannoista, kaukolämpöverkkoon liittyvistä asioista ja konsernitason talousraportteja. Testivaihe on nyt menossa, käyttöönotto on vuodenvaihteessa, käyttöpäällikkö Samuli Räisänen Kuopion Energian energiantuotannosta kertoo.

Automaatio tuo kustannushyötyä ja kirjaamisvirheet vähenevät

Samuli Räisäsen mukaan nykyisin ei riitä, että tietää, minkä määrän polttoainetta toimittaja laskuttaa, vaan viranomaiset velvoittavat raportoimaan mm. kasvihuonekaasumääristä. Once-järjestelmä helpottaa raportointia huomattavasti.

Tiedon vienti järjestelmään ja erilaisten koosteraporttien saanti sieltä ulos ilman virheitä ja viiveitä on kullanarvoista. Kuopion Energialla kirjautuu parhaina vuosina lähes kaksi miljoonaa kuutiota polttoaineita Once-järjestelmään, mikä tarkoittaa yli kahtakymmentätuhatta täysperävaunurekkaa tai rahassa laskettuna jopa 30 miljoonan euron arvosta polttoaineita.

– Laitteistoja on tullut lisää, joten Oncen merkitys on kasvanut niin paljon, että halusimme jatkossa Pinjalle palvelinten ylläpidon. Pinja hoitaa sitä etäyhteyden kautta ja huolehtii, että meillä rauta päivittyy ja uusiutuu tietyin väliajoin, Once-projekteista vastaava käyttötalousinsinööri Hanna Kellokumpu kertoo.

– Virheiden mahdollisuus on automaattisten tiedonsiirtojen myötä vähentynyt. Virheitä olisi huomattavasti enemmän, jos niitä pyöritettäisiin vielä Exceleissä. Olisi suoraan sanottuna haastavaa saada enää edes otettua kaikki vaadittavat näytteet polttoainekuormista – todennäköisesti ainakaan nykyinen henkilökunta ei siihen pystyisi, sillä toimittajien määrä on kasvanut 15–20:een, kun määrä oli aiemmin neljästä viiteen. Aiemmin näytteistä saatuja tietoja jouduttiin yhdistelemään käsin eri järjestelmistä, Räisänen kuvaa.

Kuopion Energialla on hyödynnetty viime vuosina Once-järjestelmää kaikkien polttoainetoimituksiin liittyvien tietojen hallintaan, kuten massoihin, energia-analyyseihin ja kosteuksiin.

– Once on mahdollistanut sen, että analyysivaa’at, kalorimetrit ym. järjestelmät keskustelevat keskenään. Tieto siirtyy sähköisesti, minkä vuoksi käsittely- ja kirjaamisvirheet ovat vähentyneet. Pyrimme siihen, että listat ovat ajan tasalla, eivätkä toimittajat tai kuljettajat syötä mitään käsin. Päätteet ovat hyvin helppoja käyttää – kosketusnäytöllä vaan näppäät, mikä on varmasti satunnaisellekin käyttäjälle nykyään helpompi käyttöympäristö. Esimerkiksi turvetuotantoraportointi tehdään suoraan tänne järjestelmään, eli tiedämme, paljonko aliurakoitsijat ovat nostaneet milloinkin turvetta, tai paljonko soilla on väliaikaisia varastoja. Polttoaineterminaali on myös, Räisänen kertoo.

Kustannushyötyä saadaan Räisäsen mukaan myös sääennusteiden avulla, jotka voi syöttää Onceen.

– Meiltä lähtee räätälöity toimitustilaus joka päivä. Järjestelmä katsoo, millaisia toimitussopimuksia meillä on, ja jakaa tilaukset tasaisesti päivittäin. Kuormiin voidaan raksia plussia ja miinuksia tarvittaessa, jos nähdään, että sää kylmenee tai lämpenee. Once lisää myös toimitusvarmuutta energiantuotannossa. Sen avulla saadaan varmistettua, että tulee oikea määrä polttoainetta koko ajan, mikä varmasti vähentää hinnankorotuspaineita loppuhinnassa.

Järjestelmät juttelevat keskenään ja vikatilanteisiin päästään käsiksi 24/7

Vuoden vaihteen tienoilla koko konsernin energiaraportointi tapahtuu Once-polttoainetietojen hallintajärjestelmässä, josta saadaan myös liityntä ERP-toiminnanohjausjärjestelmään. Raportoinnin laajennuksessa on ollut mukana energiantuotannon ja tietohallinnon lisäksi kaukolämpöosasto, taloushallinto ja sähkönmyynti.

– Energiaraportoinnin toteuttaminen polttoainetietojärjestelmässä on fiksua – samoin se, että polttoainetietoa saadaan jatkossa hyödynnettyä laajemmassa mittakaavassa myös taloushallinnossa. Kaikki tieto, mitä kentältä pystytään saamaan, saadaan kyllä varmasti myös Onceen. Yllättävän usein toimittajien kanssa on törmännyt siihen, että heillä ei ole osaamista tälle alalle, jolloin määrittelyt kaatuvat pitkälti tilaajan niskaan. Yhteistyö Pinjan kanssa on kuitenkin ollut helppoa. Aika hyvin on vaan saanut sanoa, mitä haluaa, ja sieltä on tullut ehdotusta, että tehdäänkö näin. Huomaa, että energiasektori on heille tuttu, Kellokumpu kehuu.

Kuopion Energian omasta henkilöstöstä Oncea tulee uudistusten jälkeen käyttämään viitisenkymmentä henkilöä. Kokonaiskäyttäjämäärä on yli sata, kun polttoainetoimittajat kuljettajineen lasketaan mukaan. Uusille kuljettajille on vuosittain tarjolla järjestelmän käyttökoulutusta, vaikka Kellokummun mukaan Once on kuljettajien mukaan ollut helppo käyttää.

– Onceen liittyvät laitteet sijaitsevat energiantuotannon alueella. Kaikkiin ohjelmistoihin tulee Pinjalta 24/7 päivystys ja automaattinen varmuuskopiointi, joten ympäristöt ovat jatkossa aiempaa vikasietoisempia. Ylläpito on selkeämpää ja pääsemme nopeammin käsiksi vikatilanteisiin, Kellokumpu kertoo.

”Päätehtävä kun ei ole tiedon syöttö ja raportointi, vaan niiden tulisi tulla automaattisesti”

– Lainsäädäntö on muuttunut paljon tiukemmaksi. Ei riitä, että tiedetään, minkä määrän polttoainetta toimittaja laskuttaa, vaan viranomaiset velvoittavat raportoimaan mm. kasvihuonekaasumääristä. Aika monelle viranomaiselle pitää nykyään raportoida. Tämä on kehittyvä ympäristö, mutta Pinjalla ovat olleet hyvinkin aktiivisia kyselemään, mitä on tulossa, ja olleet innokkaita kehittämään palveluja eteenpäin asiakkaiden raportointitarpeiden mukaan. Firmana Pinja on myös kehittynyt huomattavasti. Heillä on nyt resurssia ja toimintavarmuus on hyvä, Räisänen kiittelee.

Kuopion Energian tavoitteena on nopeuttaa raporttien tekemiseen liittyvää työtä ainakin puoleen aiemmasta Oncen avulla.

– Tiedon keräämiseen eri liiketoiminnoilta, raporttien tekemiseen ja tiedon jalostamiseen esimerkiksi viranomaisten ja yritysjohdon käyttöön on tähän mennessä kulunut useita henkilötyöpäiviä kuukautta kohti. Tässä tarvitaan liitännäisjärjestelmien uudistamista myös, mutta usko on voimakas, että saamme automatisoitua tiedonkeräysketjun ja raportoinnin yhdessä sellaiseen kuosiin, kuin haluamme. Ei ole järkevää, että jokaisella on eri raportointijärjestelmä – rajallisia resursseja on turha hajauttaa siten, että tehdään monta kertaa sama asia. Uusi webbipohjainen tekniikka lisää käytettävyyttä, vähentää paperinpyöritystä ja siten myös inhimillisiä virheitä. Uskoisin, että muutkin energialaitokset voisivat hyötyä automaatiointegraatioista, joita Pinjan kanssa on nyt tehty, ICT-päällikkö Jami Miettinen toteaa.

Laajennettu Once on jo tuotantokäytössä Kuopion Energian kaukolämmössä

– Vuodenvaihteeseen asti varmistetaan, että kaikki laskelmat ovat oikein, mutta onhan tämä huomattava edistysaskel entiseen verrattuna. Jo näin lyhyen kokemuksen perusteella voin sanoa, että kyseessä on merkittävä ajallinen säästö, millä on sitä myöten vaikutusta kustannuksiinkin. Meidän päätehtävä kun ei ole tiedon syöttö ja raportointi, vaan niiden tulisi tulla automaattisesti, kaukolämmön käyttöpäällikkö Ari Ikonen painottaa.

Uuden raportoinnin avulla kaukolämpöverkon epäkohtia pystytään etsimään, tulkitsemaan ja viemään tietoa kentälle.

– Tyypillisimmillään turhia käyntejä tuli aiemmin silloin, kun joku tuotantolaitos oli päällä vaikka ei tarvitsisi. Muun muassa energiansäästöasiat, esimerkiksi pumppaamojen käyntioptimointi, ovat uudistuksesta saatavia hyötyjä, Ikonen kertoo.